为严格贯彻落实中央八项规定精神，落实《中国地质大学（武汉）重要会议及重大活动管理实施办法（试行）的通知》（地大学校办发〔2021〕16号）要求，规范会议（活动）管理，提高会议（活动）质量和效率，按照统筹精简、程序规范、务实高效、勤俭节约的原则，结合学校实际，现发布学校会议（活动）工作指南（2022版），供各单位在会议（活动）安排时参照使用。

一、办会（活动）目标

举办一场高质量会议（活动）影响和意义深远。发起单位要有明确的会议（活动）目的，坚持非必要不办会（活动）、办会（活动）则高质量。通过办会（活动）载体，要起到达成思想共识、推动有效行动、汇聚发展合力、展示实力形象、传递文化精神等方面的作用。

二、办会（活动）要素

高质量会议（活动）是全环节、各要素的有效整合。筹备安排会议，必须统筹考虑会议（活动）的全环节、各要素。具体包括：

1.会议确定（主题、时间、地点、主要内容、参会范围、负责单位及负责人等）；

2.材料准备（会议材料起草、复核和审定，撰写新闻通稿等）；

3.会议通知（参会领导、参会人员等）；

4.会场布置（电脑、音响、话筒、桌签、会议议程、会议资料、会议背景PPT、音乐视频等）；

5.会议现场（专人统筹、会场签到、摄影摄像、过程记录、备案安排等）；

6.会后工作（印发公文、讲话稿、会议纪要、简报，会议宣传报道，参会人员反馈，总结分析、材料存档等）。

根据不同类型和需要，这些要素应形成清单，逐一打钩核对，确保会议（活动）有效进行。

三、办会（活动）规则

（一）会议计划

每年初，各单位应按要求与年度工作计划（要点）一同报送单位年度会议（活动）计划，未纳入年度会议（活动）计划的原则上不得以学校名义召开会议（活动）。

（二）会议筹备

1.会议（活动）发起单位应根据会议要求，确定会议时间、地点、议题、主要内容、会议范围、主报告人、发言人、主持人以及参会人员等，明确负责单位及负责人。

2.向有关参会单位或人员发送会议通知和会议议题。

3.准备相关会议议题的必要资料，核对、整理后发至参会人员或放在座位牌旁，便于与会者阅读和做好发言准备。

4.大型会议（活动）需成立工作专班，责任到人，明确相关会议（活动）工作安排。包括：安排场地、设施设备、住宿、用车、礼仪及主持人等。如涉及校领导和其他单位参加人员，则需要提前请示汇报和沟通确认。

（三）材料准备

会议材料由发起单位准备，应紧扣会议主题，体现并确保会议能达到预期效果。会议材料一般应包括：领导讲话稿、主持词、会议议程、会议需研究的议题材料等。会议材料应于会前呈送相关领导审定，确保符合会议（活动）主题。重要会议（活动）应提前拟好并审定新闻通稿。材料应有统一的地大标识。

（四）会议通知

根据确定的会议事项，发起单位落实会议室，拟定会议通知。会议通知一般包括：会议时间、地点、参会人员、会议内容、会议要求及联系人等。重要会议（活动）还应告知着装要求、发言以及有关安排等事项。

（五）会场布置

会场布置由发起单位负责，有关部门协同配合，会议负责人应到场指挥。会场形式应根据不同会议要求而定。一般情况下，会场布置应包括：会标（横幅）设置、主席台设置、桌位安排、桌签摆放、音响安置等。后勤服务主要是茶水保障及疫情防控物资供应等。会场布置和服务如有特殊要求，则按特殊要求准备。应统筹考虑电脑、音响、话筒、桌签、会议议程、会议资料、会议背景PPT、音乐视频等。

会议（活动）开始前，发起单位应对所有准备情况进行逐项检查与落实。在会议进程中，发起单位负责人应紧盯会场动态，及时向主持会议的领导实时反馈会议过程中的信息，便于领导及时掌握情况，把控会议进程，提高会议时效。

（六）会议进行

会议（活动）发起单位负责人应到现场统筹。指定专人负责会议签到，将到会情况向主持人报告，并纳入会议记录。指定专人负责会议记录，会议记录应完整、准确，字迹清楚可辨，对主要内容和会议结论应记录准确，充分记录会议的主要精神。如需将会议内容进行宣传报道，应提前联系党委宣传部，由其安排相关记者进行拍照、摄像和宣传报道。同时，注意会议中间的灯光、电力、话筒等细节问题，一旦出现类似电力突然中断、话筒声音不清晰等应急事件，要做到及时处理，保证会议的正常进行。

（七）会后(活动)工作

1.会议结束后，发起单位应做好会场收尾及处理工作，需将会议（活动）通知、会议议程、会议资料、会议记录、会议纪要、会场签到表在7个工作日内整理汇总存档。宣传稿一般应在2个工作日内发出；会议纪要应在3个工作日内形成，经会议主持人审核后签发。印发公文和讲话稿等工作也应不晚于一周内发出。重要会议（活动）除了做好总结分析之外，还应按规定向教育部、湖北省等相关部门报送简报。

2.发起单位应将会议通知、会议议程、会议资料、会议记录、会议纪要、会议签到表及相关宣传报道资料等，在7个工作日内整理汇总并存档。重要会议（活动）应做好总结分析，纳入周期性会议（活动）持续改进。

（八）注意事项

1.会议计划具体承办时要早准备、早安排，避免临时通知、临时动议、临时召集。

2.会议通知之前，应仔细校对会议时间、地点、议题以及参会人员。

3.会议组织人员需对各种突发事件作出及时反应，做好应急准备工作。

4.会议结束后，要回收相关资料，形成会议纪要，及时督办跟踪。

5.会议涉及经费支出，应先做经费预算，报请相关领导同意后，严格按照会议经费预算做好结算工作。

四、影响办会议（活动）的因素

（一）主观因素

1.主题不清晰，目标不准确，议程不完整；

2.开会的通知时间不当，内容欠周详；

3.未明确会议的终止时间以及每一项议题的时间分配；

4.与会者发言离题；

5.会议记录欠缺；

6.不对会议的成败得失进行梳理。

（二）客观因素

1.会议场地设置欠佳；

2.台签摆放位置不当；

3.视听器材发生故障；

4.后勤服务不到位；

5.会议超出预定时间。