2008年5月14日下午，学校办公室召开了文秘机要工作学习交流会。体育课部主任蔡楚元同志应邀出席会议。会议由学校办公室副主任张宽裕主持，两办全体工作人员参加了本次学习交流。

　　文秘机要科科长黄少成首先介绍了文秘机要科成立后，科室分工及运行的基本情况。文秘机要科自2008年元月成立以来，科室成员克服较大困难，全面接手学校所有公文处理的基础性工作。科室成员积极开展内部业务讨论与研究，广纳建议，虚心学习，以较快速度熟悉并逐步掌握文秘机要工作要领，进一步加强公文处理规范，梳理文秘机要工作流程，使学校文秘机要工作稳步前进。黄少成对《中国地质大学（武汉）公文处理细则（修订稿）》（下简称修订稿）进行了说明，并结合工作对修订稿中的相关条款提出问题，供与会人员讨论。

　　体育课部主任蔡楚元同志结合自身多年从事公文管理工作的经验，找问题、举案例、提建议，用生动或风趣的语言，就如何增强个人文化功底与文化修养，提高公文办理水平等问题，给与会人员上了一堂非常有意义的学习辅导课。尤其在如何贯穿以文辅政、规范行文的意识，如何体现公文的严谨性、时效性、经济性，如何应对不断增加发文数量的压力，精简文件，如何加强人员培训，增进交流，建设好一支文秘队伍等方面，蔡楚元同志提出了非常具有建设性的意见。他认为，文秘人员的文风体现的是个人的文化功底和修养，文秘人员对文件的修改和编辑也要体现出一定的工作艺术。要避免只重视发文，不重视收文的情况发生。要建立信息反馈机制，研究公文办理的效益和效率。上级来文中的许多文件对学校方方面面的工作都会有不同程度和范围的工作要求，督办工作非常重要，而且要及时督办、有效督办。公文办理中二级单位的会签非常必要，在有些情况下还有助于规避风险和平衡部门利益，有助于增强文件的执行力。,蔡楚元同志的交流发言结束后，与会人员一致希望蔡楚元同志能继续关心和支持学校的公文管理工作。

　　学校办公室副主任张宽裕同志对本次学习交流活动作了总结。他充分肯定了文秘机要工作学习交流会召开的必要性、及时性和积极作用。文秘机要科成立以来，在学校办公室的领导及相关同志的共同努力下，克服人员编制相对不足、工作任务繁重等困难，认真工作，努力学习，积极钻研，既保证了学校公文的正常流转，也对当前和今后的工作提出了理性的思考和建设性的意见。他认为，具有一定的文字功底，能办理好学校相关公文，对两办每一位同志都很重要，也是一个基本的要求。本次学习交流只是一个开始，两办工作人员都必须加强这方面的业务学习，在两办形成好的学风和文风非常重要。张宽裕同志代表学校办公室对蔡楚元同志于百忙之中来两办作工作指导表示感谢。他说，蔡楚元同志在学习交流会上提出的问题，正是曾经困扰文秘机要工作的问题，蔡楚元同志所做的思考和提出建议对今后的文秘机要工作有很大的帮助。在下一步工作中，要继续在加强学习、及时总结的基础上，深入贯彻《教育部关于公文处理的若干规定》等上级文件精神，进一步完善学校《公文处理细则》，提高公文处理的水平、质量和效率，更好地服务于学校中心工作。

　　在本次学习交流座谈会开得非常成功，但由于时间关系，对《公文处理细则（修订稿）》的讨论等工作环节将安排到下一次学习交流活动中。